nerdtronics2の振り返り⑤ (運営関連/収支報告/反省点など) #ナートロ2

前略！以下について書きます！！！！！！！

運営関連
収支報告
反省点

※関連記事は nerdtronics2タグより参照ください。

■運営に関して

今回のイベント運営に関して、前回と大きく変えたのは「最終的な決定権をほぼ全てowataxの元に集約させた」点です。(運営内で直接謳ってたりはしなかったけど、自然とそうなってました)

以前26Kさんのブログで複数人体勢での運営に関する話題が展開されていましたが、
前回のイベント開催時は結構その弊害が出てたりしたんですよね。

具体的には

「誰かがやってくれるだろう」の精神でタスクが宙に浮く
運営3人の合意を取るのに時間が掛かるため、ややスピード感に欠ける
良くも悪くも全体的にゆるく進行してた

辺り。（改めて書き出すと問題点の数自体は少ないな）

……前回開催時は初回ということもあり色々手探りだったのと、イベント自体の規模も小さかったのでまぁこれでも問題なかった（かつ、この緩さ自体は快適だった）んですが、いかんせん今回の開催場所はあのMOGRA。

絶対に失敗出来ない状況ということもあるため、

諸々の責任と決定権をowataxへ集約
- 原則、浮いたタスクは全てowataxが拾うことで取りこぼしの防止
  - とは言っても全部自分でやりきることは当然出来ないので、各スタッフに適宜作業を振り分け
- 決定権を集約することでスピード感の向上
得意分野はowataxがそのまま管轄しつつ、苦手分野は個別に立てた担当者に原則全権を移譲
- フライヤーデザインに関しては全て1時さんに依頼
  - ロゴデザインに関する連携は1時さん＆ruijiさんで直接連携しつつ進行
- 告知動画については全て菅沼さんに依頼
- 音出し用のスタジオレンタル、一部グッズのやり取りは全て水無月☆★さんに依頼
- 打ち上げ関連のお店選びや予約周りは全てEstlさんに依頼

上記以外は大体owataxの方でほぼほぼやってます。

広報
- Twitter上での告知、注意事項の周知など
- Twiplaページの作成、予約解禁時の設定変更
グッズ、フライヤー
- SUZURIへのデータ入稿
- フライヤー、ステッカーのデータ入稿
  - ※ギターピックに関しては購入者への受け渡し等も含めて水無月☆★さんへ全て依頼
コミュニケーション管理
- MOGRAとのメール対応
- Discordサーバーの管理（チャンネル分け、絵文字の追加、ロール管理）
ドキュメント管理
- 企画用スプレッドシートの制作、管理
- 選曲管理用スプレッドシートの制作、管理
- コツ連打らさん映像サポートの初動管理
  - 使用素材共有用スプレッドシートのフォーマット作成
  - 映像サポート3名の招致
  - ※初動が落ち着いてからの諸連絡はコツ連打らさんの方で直接進めてくれました（感謝！）
制作進行
- DJ陣の認識合わせ
- 進捗管理 ※皆積極的に動いてくれてたのでアナウンス以外で直接声を掛けたりとかは殆どありませんでした！ありがたい……
ディレクション
- 企画全体でのバランス感の調整
- 音MAD-mixの監修＆フィードバック
- タイムテーブル＆当日の段取りの策定
機材管理
- 設営時の配線シミュレーションと図示
- 当日必要な機材類のリストアップと手配
  - 機材関連ではmasさんが滅茶苦茶助けてくれました！感謝！
- 音MAD-mix上映用PC上でのOBSの設定
  - 各シーンの設定
  - 音MAD-mixの音量合わせ
  - 待機/休憩用動画の選定、音量および解像度の調整
    ※待機/休憩用動画の選定は参加者各位に大分手伝ってもらいました！
経理
- スプレッドシート上での経費管理
- 会場レンタル代や諸経費を加味した入場料の策定
- 遠方からの出演者への交通費補助
当日のあれこれ
- MC
- タイムキーパー
- MOGRAスタッフの方とのやり取り
- 設営と入場管理
  - 手が全く回りきらなかったのでスタッフみんなが滅茶苦茶手伝ってくれました！
    - なんなら一般参加の方にも手伝ってもらえてました！感謝しかないです本当に！

……大分頑張ったと思います！！！

いやこんなこと自分から言うもんでもないと思うんですが！！あと結局自分自身やりたくてやってた(自分が思い描く理想像を実現するためには自分で何とかするか誰かにお願いするかしか無いんだけど自分でやった方が早くて確実だったので自分でやったの略)ので結局は自分のエゴです！！！

■収支報告

やや黒字になりました。なっちゃいました。

……プラスマイナスゼロくらいになるように調整したつもりだったんですが、

機材トラブルによりプロジェクター1台削減（-5000円）
- 本当は「会場正面＋左側の壁」に加えて「右側の壁」にも映像が上映出来る予定だったんですが、Atem miniを挟むと4台分に分配することが出来ないことが現地で発覚したため泣く泣く断念
参加者がちゃんと全員来てくれた
- 嬉しい悲鳴ですが、1人すっぽかすだけで売上が-2500円になるのでそれ込みで調整してました。いや111人全員来るなんて逆に思わないじゃん…！感謝感謝感謝！
予備費を使わずに済んだ
- 当日何かしらの機材トラブルが起きた際に、秋葉で現地調達出来るように予算のバッファを確保してました

……と色々重なって結果2万ちょいの黒字になっちゃいました。

この分は次回開催時の経費として有効活用させてもらいます。次回開催が流れちゃったら国境なき医師団に寄付します！！

※ちなみにですが、今回のイベント用に新調した機材代を経費に計上すると余裕で赤字です。

■反省点

当日の段取りや案内に関する思慮が圧倒的に足りてなかった
- 正確には「設営が終わったらowataxが何とかすれば回るだろ！」って思ってたんですが、機材トラブルとか色々あって全然それどころじゃなかったです。見積もりが甘い！
- フライヤーやステッカーの配布とかも、欲しい人が欲しいタイミングで持って行ってもらえればと思って人の配置はしてなかったんですが、よくよく考えたらその辺りのアナウンスとか周知手段とかが全然足りてなかった。反省。
入場時の手続きに想像以上に時間を掛けさせてしまった
- 入場手続きはMOGRAスタッフの方に行ってもらったんですが、会場直後に滅茶苦茶人が集中することをちゃんと事前に伝えておけば良かった。
- あと入場管理用の名簿を「Twitterの表示名順」で出力しちゃってたんですが、特殊文字が軒並み表示されてなかったようなので、素直にID順で出力しておくべきだった
  - 何なら漢字のソートとかも考えると余計にID順が良かったよね
何でもかんでも自分でやろうとしすぎ
- 当日の段取りとかまさしくなんですが、結局自分で何でもかんでもやろうとして、結果自分がパンクした時に回らなくなる（急遽他の人に頼らなきゃいけない状況になっちゃう）の良くなかった
- 急にお願いされると受ける側も大変なので、お願いするにしてももっと早くから動けるようにしておきましょうね（自戒）
タイムスケジュールがカツカツすぎ
- いやマジで
  - 休憩無いと見る側も大変なんだって！！
    - 聞いてんのかオイ！！！！！
      - ごめん……
- 音MADLIVE.XXX並にギチギチになっちゃったね
- 後述の機材トラブルとかもまぁあるにしても、それ抜きでも余裕が無さすぎた
- あまりにも時間無かったので事前にDJ陣に持ち時間を少し削ってもらったりしてました。本当に申し訳ない
- 演者の人数が明らかに多すぎた！次回開催時は少し枠を減らしてゆったりした進行に出来るようにしたいと思います。
相変わらず直前まで作業してる
- 本当は11月末には全部色々揃えて当日を迎えるだけの体制が出来るようにスケジュール組んでたんだけどね
- 結局前日まで作業してたね
- まぁでも当日の開場直前まで作業してた前回に比べれば大分進歩したかも？
転換時のミスが多発した
- 開場前の設営時間1時間じゃ足りないよ……
- 音出し会とかで段取り確認してたはずなんだけど、やっぱり当日はそこまでスムーズにはいかないね
- 演者には「前のDJが終わった段階から準備を始めてください」ってくらい余裕を持って準備してもらうようにアナウンスしておいた方が良かったな～
  - とも思うんだけど、自分の前の人の音MAD-mixもそりゃ見たいよね
- 結局タイムスケジュールに余裕が無さすぎたのが一番の原因だと思います。もっと余裕を持とう。
owatax出演時の機材トラブル
- いや未だに原因分かってないです！何でだったんだろう……
- 最終的にセレクターを噛まさずに直接HDMIをMacに繋げたら直りました。それ前提で繋げられるように備えられてたらベストだった……けど、流石にそこまでは予測出来ないよなぁ
- とはいえ、皆さんが映像が無い中でも滅茶苦茶盛り上げてくれたのが本当に嬉しかったです。nerdtronics2の正史として、映像が途切れたのも含めて良かったなと思えています。
  - 勿論映像見せたかったは見せたかったけどね！